Marco gestisce due appartamenti a Polignano. La Questura gli ha chiesto di esibire le ricevute Alloggiati Web di 14 mesi prima per un controllo di routine: lui le aveva, ma su una vecchia mail in un computer ormai spento. Ha avuto 7 giorni per recuperarle e l'ansia non gliel'ha tolta nessuno.
Le ricevute Alloggiati Web sono l'unica prova legale che hai comunicato un ospite. La schedina nel portale può anche essere lì, ma se non hai la ricevuta scaricata, in caso di controllo la sanzione scatta lo stesso (e va dai 100 ai 500 € per omessa documentazione).
Dove e come scaricarle (la procedura mensile da fare SEMPRE)
Portale Alloggiati → 'Gestione schedine' → 'Inviate' → seleziona il periodo (consigliato: mese precedente) → 'Esporta ricevuta PDF cumulativa'. Il file contiene tutte le schedine inviate nel mese con timbro digitale della Polizia di Stato. Salvalo con il nome 'AW-AAAA-MM-immobile.pdf' (es. AW-2026-03-trullo-cisternino.pdf) e archivialo subito in cloud.
Quanto a lungo le devi conservare
- 5 anni minimo (è la prassi richiesta dalle Questure pugliesi)
- 10 anni se vuoi essere sereno anche sul versante fiscale (Agenzia Entrate)
- Conservazione digitale ammessa: il PDF firmato dal portale ha pieno valore legale
- Backup consigliato: cloud (Drive, Dropbox) + copia su hard disk locale
Cosa rischi davvero se le perdi
La Questura non guarda 'se hai inviato': verifica 'cosa puoi dimostrare di aver inviato'. Senza ricevuta PDF, per ogni schedina mancante la sanzione amministrativa è da 100 a 500 €. Per un host con 80 check-in l'anno, il rischio potenziale è di 8.000-40.000 €. Marco se l'è cavata, ma adesso ha automatizzato il download mensile con un task ricorrente sul calendario.
L'archivio digitale incluso nel servizio Timeless Puglia
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FAQ
Se la Questura mi chiede schedine di 4 anni fa, posso solo mostrare il portale?
No: il portale mostra l'elenco ma non vale come 'documento conservato'. Serve la ricevuta PDF scaricata all'epoca.
Il PDF stampato vale quanto quello digitale?
Sì, ma occupa spazio e si perde. Tieni il digitale come primo riferimento.
Ultimo aggiornamento: 21/05/2026. Fonti: Agenzia delle Entrate, Ministero del Turismo (BDSR), Regione Puglia, Polizia di Stato.